Datenschutzerklärung zum Videokonferenz-System Zoom

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Videokonferenzsystem „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (in der Folge Online-Konferenzen genannt). Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Konferenzen steht, ist der ASB Ortsverband Bochum e.V.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Zoom werden verschiedene Arten von Daten verarbeitet. Die Verarbeitung ist auch davon abhängig, wie viele und welche Angaben die Teilnehmer*innen von Online-Konferenzen selbst machen.

Personenbezogene Daten:
Verpflichtende Angaben zur*m Benutzer*in: Vorname und/oder Nachname
Optionale Angaben zur*m Benutzer*in: Telefon, E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild, Abteilung

Metadaten:
Thema und (wenn vorhanden) Beschreibung der Online-Konferenz, Information zum verwendeten Gerät/Hardware, IP-Adresse(n) der Teilnehmer*innen

Bei telefonischer Einwahl: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. weitere Verbindungsdaten, z.B. IP-Adresse des Geräts

Wird eine Online-Konferenz aufgezeichnet (optional):
MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Chats

Daten aus Videoübertragung, Audioübertragung und Textdateien (im Chat):
Teilnehmer*innen können wählen, ob sie Audio- und/oder Video von sich übertragen und – wenn vom Host freigegeben – den Chat, eine Frage oder Umfragefunktion nutzen. Diese werden verarbeitet, um sie den anderen Teilnehmer*innen der Online-Konferenz anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.

Haben die Teilnehmer*innen sich für die Übertragung von Audio- und/oder Videosignalen entschieden, werden während der Online-Konferenz die Daten vom Mikrofon und/oder einer Videokamera des Endgerätes oder angeschlossener Mikrofone oder Videokameras verarbeitet. Die Teilnehmer*innen können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst in der Zoom-Anwendung ausschalten bzw. stummstellen.

Umfang der Verarbeitung

Der ASB Ortsverband Bochum e.V. nutzt Zoom, um Online-Konferenzen durchzuführen. Sollten diese aufgezeichnet werden, machen wir Teilnehmer*innen transparent darauf aufmerksam. Während einer Aufzeichnung zeigt die Zoom-Applikation diese zudem für die Teilnehmer*innen sichtbar an.
Alle Teilnehmer*innen haben die Möglichkeit, ihr Videosignal während der Aufzeichnung auszuschalten oder der Aufzeichnung durch Verlassen der Online-Konferenz nicht zuzustimmen.

Chat-Inhalte werden von uns standardmäßig nicht protokolliert. In Ausnahmefällen – zum Beispiel, wenn diese unabdingbar für die Protokollierung von Ergebnissen sein sollte, weisen wir die Teilnehmer*innen vor Beginn der Online-Konferenz darauf hin.

Sie können an unseren Online-Konferenzen teilnehmen, auch ohne selbst bei Zoom als Benutzer*in registriert zu sein. Legen Sie sich jedoch ein (kostenloses) Benutzerkonto zu, können Statistiken über Ihre Teilnahme an Zoom-Meetings aller Art bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden. Dabei werden insbesondere folgende Daten gespeichert: Metadaten zu den Meetings, an denen Sie teilnehmen, bei telefonischer Einwahl: Daten zur Telefoneinwahl, Informationen, die sie auf der Webinarplattform von Zoom eingeben.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Sofern eine Vertragsbeziehung zwischen den Teilnehmer*innen und dem ASB Ortsverband Bochum e.V. besteht, ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Konferenzen Art. 6 Abs. 1 lit. b) der DSGVO.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Konferenzen besteht auch in diesem Fall.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Konferenzen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Zu beachten ist, dass Inhalte aus Online-Konferenzen – wie auch bei persönlichen Treffen und Besprechungen – häufig dazu bestimmt sind, in Informationen für Dritte (Mitglieder, Kund*innen, Mitarbeiter*innen etc.) weitergegeben zu werden.

Weitere Empfänger: Zoom Video Communications, Inc. erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Zoom Video Communications, Inc. vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit Zoom Video Communications, Inc. einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Weitere Informationen zum Datenschutz der Zoom Video Communications, Inc. sind unter https://zoom.us/de-de/privacy.html abrufbar.